Qué es un workshop y por qué necesitas aprender a facilitarlos

coaching colaboración facilitación facilitation innovación innovationworkshops trabajo workshops Aug 10, 2021

Cómo equipo de EH nunca nos preguntamos si las "reuniones normales" son la tecnología adecuada para resolver problemas o tomar decisiones en equipo.

Eso hasta que comenzamos a implementar WORKSHOPS.

¡Y fue como descubrir el fuego!

Los Workshops mejoran nuestra forma de trabajar en equipo y están ayudando a nuestros clientes a resolver los temas complejos que arrastran...hasta por años.

Y marcas gigantes como Twitter, Netflix, H&M y Slack, también confían en el poder de los workshops, pero... ¿Cómo se preparan y facilitan?

Bueno, vamos paso por paso...

¿Qué es un Workshop? 

Si lideras o participas junto a tu equipo en "reuniones normales" lo más probable es que te encuentres con algunos de estos problemas:

Es más, según un estudio realizado por el Harvard Business Review (2017), pasamos 23 horas a la semana haciendo reuniones y, en promedio, 8 horas son totalmente improductivas. 

¡Y los Workshops son un antídoto para eso!

En pocas palabras, los Workshops son una tecnología de trabajo grupal que permite guiar a las personas en el registro, elección y creación de soluciones para que se comprometan y generen los resultados que buscan.

Por lo tanto…¿Cuáles son sus características?

Reuniones v/s Workshops

 

  • Distribuye poder, por lo que todos aportan sus ideas

 

¿Pasa que en tus reuniones de equipo distintas personas (introvertidos, callados, nuevos integrantes) no dicen lo que piensan frente al grupo y otras (líderes, jefes, extrovertidos) tienden a tener mayor protagonismo?

Bueno los workshops acaban con eso porque neutralizan la distribución de poder, es decir, se escuchan las ideas de todas las personas más allá de la relación que tengan unos con otros.

 

  • Posee una estructura clara que da orden

 

Los Workshops trabajan bajo una agenda ágil que les permite a los participantes generar una discusión de ideas estructurada, tomar decisiones de forma democrática, y lo más importante ¡terminar a tiempo!

 

  • Es eficiente y productiva

 

¿Pasa que en tus reuniones naufragan en un mar de ideas y se les hace difícil tomar decisiones importantes en equipo?

Bueno esto ocurre porque...

  • No podemos recordar toda la información.
  • Se genera una discusión abierta que es improductiva.
  • No todas las personas se atreven a proponer sus ideas.

¡Y los Workshops cambian eso! Le permite al grupo encontrar de manera rápida, eficaz y colaborativa las soluciones que necesitan.

 

  • Entrega una experiencia de colaboración, confianza y honestidad

 

Los Workshops alimentan y premian nuestro ser creativo, por lo que cada persona crea sus propias ideas, mueve sus manos, deja de preocuparse de que su aporte sea perfecto y les permite irse con una sensación de logro.

¿Cuándo llevar a cabo un workshop?

  • Cuando se necesita encontrar una solución a un problema rápidamente.
  • Cuando es necesario tomar una decisión de forma rápida y transparente.
  • Cuando las cosas se estancan; hay confusión o falta de enfoque.

4 beneficios de los workshops que no puedes dejar pasar 

Somos grandes defensores del uso de los workshops para impulsar y mejorar nuestra carrera como facilitadores, independiente de la función o la industria.

Pero, ¿por qué estamos tan seguros?

Aquí algunas razones...

 

  • Es una herramienta infalible para priorizar las buenas ideas sobre las malas ¡rápidamente!

 

La capacidad de priorizar las buenas ideas sobre las malas es algo que todo equipo busca y necesita.

¡Y los workshops permiten satisfacer esa necesidad!

Además, seamos realistas, es una gran habilidad para la vida en general.

 

  • Le ahorrarás al equipo mucho tiempo y dinero

 

Imagínate un líder que invierte mucho dinero y dispone de seis meses en un nuevo proyecto que termina sin tener los resultados esperados...

Ahí es donde entran en juego los workshops.

Por ejemplo, un Design Sprint es un workshops intenso de 4 días donde se prueban ideas y generan soluciones rápidamente.

Suena bien, ¿verdad?

 

  • Serás más productivo ¡sin agotarte!

 

Los workshops te permiten eliminar todas esas ineficiencias ocultas que quizás arrastras a diario: reuniones ineficaces, conversaciones abiertas e improductivas y trabajo ajetreado.

En otras palabras, los workshops priorizan el progreso sobre la perfección, por lo que invertirás tu tiempo donde importa.

 

  • Disfrutarás más de tu trabajo

 

¿Qué mejor que crear mejores productos, guiar a que el grupo tome decisiones de manera democrática y hacer que el trabajo en equipo sea más rápido?

Lo estamos viviendo y nos da gusto contarte que subirse al tren de los workshops, no solo hace tu trabajo más efectivo, si no que también te hace disfrutar más de él.

4 reglas de oro

Estas preparando tu primer Workshop...

Probablemente tienes tu computador, tus herramientas digitales favoritas y dinámicas para los participantes, ¡y te sientes listo para comenzar!

Pero lograr un Workshop exitoso es mucho más que preparar todo lo anterior.

Más bien se trata de que tú y tus participantes comprendan y sigan 4 reglas de oro.

¿Quieres conocerlas? Sigue leyendo...

1. Se trabaja duro y rápido

Esto es lo que necesitas para que tu equipo encuentre de manera rápida, eficaz y colaborativa las soluciones que necesitan.

2. Trabajamos juntos, pero solos

El gran beneficio de tener a muchas personas reunidas en un Workshop es que puedes obtener una amplia variedad de opiniones e ideas...siempre que las personas no se sesguen entre sí.

Y trabajar "juntos pero solos" es la forma más fácil de evitar ese sesgo.

La personas crean individualmente para que sus ideas no se vean afectadas por lo que piensan sus otros compañeros.

3. No tienes que ser 100% preciso

Algunas personas suelen preocuparse de que todo su aporte sea perfecto y sin errores...

¡pero es todo lo contrario!

Los Workshops se trata de comenzar, moverse rápido, generar ideas y probarlas.

4. Todo es anónimo

En los workshop las ideas no se discuten, sino que se crean y luego se votan de manera anónima.

Por ejemplo, después de un ejercicio, cada participante presentará sus ideas de forma anónima y el equipo los votará sin saber quién hizo qué.

¡Así todas las ideas son escuchadas y se decide de manera democrática!

Facilita un workshop exitoso en 5 pasos

Ahora que ya conoces y eres consciente de los principios básicos de los workshops, ¡estás preparado para crear y facilitar uno exitosamente! 

Y para hacerlo, necesitas seguir solo 5 pasos claves:

Aquí vamos:

Introducción y calentamiento

Uno de los errores más grandes que puedes cometer es saltar directamente al tema de discusión.

Primero es necesario activar al equipo con algún ejercicio "rompe hielo" para que se conecten y se sientan motivados y comprometidos.

Comunica las reglas

Desde un comienzo abre el espacio para que tu y el grupo creen acuerdos compartidos en cuanto a las reglas generales del workshop.

Como establecer las plataformas que utilizaran para trabajar, cuando se realizarán los recreos, etc.

Adviérteles

La razón por la que necesitas hacer esto es porque los workshops son intensos. 

Y no solo para ti como facilitador, ¡sino también para los participantes!

Los asistentes tendrán que trabajar duro para mantener su concentración durante largos períodos de tiempo, recopilar mucha información y luego ponerla en práctica.

Y es casi seguro que se sentirán abrumados en un momento determinado del workshop.

La buena noticia es que puedes reducir esos sentimientos simplemente diciéndoles a las personas lo que esperar y cómo se sentirían durante el proceso.

Recoge expectativas

Pregúntales a los participantes que esperan obtener del workshop para que tú puedas guiarlos de la mejor manera en ese proceso.

Genera preguntas como:

  • ¿Cómo ves el éxito de esta intervención?
  • ¿Qué hará que esto valga la pena para ti?

Agenda y estructura

Genera una agenda estructurada de tu workshop y compártela con todo el equipo para que conozcan los momentos importantes de la sesión, los breaks y respeta esos tiempos.

Esto le dará a las personas un sentido de orientación para que nunca tengan que preguntarse qué están haciendo o cuánto tiempo queda antes de un descanso.

¡Ahí lo tienes!

Esperamos que este post te haya brindado una visión más profunda de lo que son los workshops y por qué son la herramienta definitiva que necesitas para avanzar en tu carrera como facilitador. 

Por supuesto, te invitamos a descargar una corta guía para que te apoye a facilitar un workshop exitoso en 5 pasos

DESCARGALA AQUÍ

Nos vemos pronto:)